Wie ist das Zertifizierungsmanagement des SMI e.V. digitalisiert worden?

In drei Stufen, jede zu ihrer Zeit. Zuerst holte Vertical Meters den Verein nach Microsoft 365 und brachte die verteilten Altdaten nach SharePoint. Darauf entstanden die Kernprozesse als Power Apps: Selbstzertifizierung für die Mitglieder, eine eigene Oberfläche für die Freigaben in der Geschäftsstelle, automatisch aus den SharePoint-Daten erzeugte Zertifikate und Datenblätter. Seit Juli 2026 trägt eine eigene Web-App aus React und Azure Functions dieselbe Fachlichkeit, die Daten liegen unverändert in SharePoint.

Was hat die Power-Apps-Lösung dem Verein gebracht?

Vertical Meters beziffert die Einsparung im Verein und bei den Mitgliedsunternehmen auf rund 100 Personenstunden pro Jahr, die Fehlerquote bei Zertifizierungen ist um etwa zwei Drittel gesunken. Diese Zahlen gehören zur Power-Apps-Ära, und sie sind der Grund, warum der spätere Wechsel keine Korrektur eines Fehlers ist. Low-Code war zum Startzeitpunkt der schnellste Weg zu echtem Nutzen: ohne eigenes Hosting, im vertrauten Microsoft-365-Umfeld und von der Geschäftsstelle mitgetragen.

Was ist im täglichen Ablauf heute anders?

An der Oberfläche wenig, und das war Absicht: Die Assistenten sind in Texten, Pflichtfeldern und Reihenfolge bewusst wortgleich zu den alten geblieben. Darunter hat sich die Absicherung geändert. ID-Vergabe, Ordneranlage, Uploads und das Anlegen des Datensatzes laufen als eine Transaktion mit Wiederholversuch und vollständigem Rollback. Dateityp, Größe und Seitenverhältnis prüft die API serverseitig, wo vorher ein Hinweistext neben dem Feld stand. Und Bestätigungsmails gehen nur noch nach erfolgreichem Schreibvorgang raus, aus einem gemeinsamen Postfach statt aus dem persönlichen Outlook der Person, die freigegeben hat.

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SMI e.V.: Vom Papierprozess zur getesteten Web-App

Live (Web-App seit Juli 2026, laufende Wartung)

Wie das Zertifizierungsmanagement des SMI e.V. in drei Stufen digitalisiert wurde: Microsoft 365, dann Power Apps, seit Juli 2026 eine eigene Web-App.

Stack:Power Apps, Power Automate, SharePoint, React, Azure Functions, Microsoft Graph, PlaywrightKunde:SMI e.V.Partner:Vertical Meters

Veröffentlicht am 26. November 2025Aktualisiert am 7. September 2026

Cover mit der Überschrift „Power Apps zu React“ auf dunklem Grund, daneben ein aufgeklappter Laptop mit der Startseite der neuen React-App: sechs Einstiege mit orangefarbenen Symbolfeldern, oben die Übersichten zu Zertifikaten, Registrierungen und Glossar, darunter die drei Antragswege

Problem

Das Problem

Dezember 2024 – heute

Jede Stufe war zu ihrer Zeit richtig. Der Fehler wäre, auf einer stehenzubleiben.

Der SMI e.V. (Standard Motor Interface) ist ein Industrieverein, der eine einheitliche bidirektionale Schnittstelle für elektrische Antriebe in Sonnenschutzsystemen standardisiert und die Produkte seiner über dreißig Mitgliedsunternehmen zertifiziert. Dieser Prozess lief ursprünglich auf Papier und per E-Mail: Anträge wanderten als Dokumenten-Pingpong zwischen Mitgliedern und Geschäftsstelle, Zertifikate und Datenblätter entstanden von Hand, eine zentrale Datenbasis gab es nicht.

Vertical Meters hat den Verein zuerst nach Microsoft 365 geholt, SharePoint und Teams als gemeinsame Basis eingeführt und die verteilten Altdaten dorthin migriert. Darauf entstand die zweite Stufe: die Kernprozesse als Power Apps über SharePoint-Listen. Sie hat rund 100 Personenstunden pro Jahr eingespart und die Fehlerquote bei Zertifizierungen um etwa zwei Drittel gesenkt (Angaben: Vertical Meters). An ihre Grenze kam sie erst durch Wachstum: aus einem Formular wurden Assistenten mit sieben, neun und fünf Schritten, aus einer Registrierung wurden Einzel- und Serienfälle samt OEM-Handling, und mit jeder Anforderungsrunde wuchs die Duplikation in Screens und Flows.

Vorgehen

Mein Vorgehen

Plattformen: Web

Die technische Umsetzung beider Software-Stufen habe ich übernommen, Vertical Meters verantwortete Stakeholder-Workshops, das Microsoft-365-Setup und die fachliche Begleitung. In der Power-Apps-Ära hieß das vor allem, die Lösung auf Wachstum auszulegen: Datenabfragen so bauen, dass SharePoint sie serverseitig verarbeitet statt sie clientseitig zu filtern; komplexe Prozesslogik in dedizierte Power-Automate-Flows auslagern statt sie in die Canvas-App zu schreiben; UI-Komponenten nur in den Mustern einsetzen, für die Power Apps sie performant ausgelegt hat. Diese Entscheidungen haben die wachsende Hierarchie aus Basis- und Folgeprodukten getragen.

Die Anforderungsrunde 2026 traf dann auf Grenzen, die keine Fleißarbeit mehr auflöst: Der größte Assistenten-Screen hätte für die neuen Registrierungsarten ohnehin restrukturiert werden müssen, jede Änderung war Handarbeit im Studio, ohne lokale Ausführung, ohne Diff, ohne automatisierten Test, und Sichtbarkeitsregeln lebten in der Oberfläche statt in der Datenschicht. Vor der ersten Zeile neuen Codes stand deshalb ein Entscheidungsdokument mit vier Optionen. Geblieben ist eine eigene Web-App: React im Frontend, Azure Functions als API, beides auf Azure Static Web Apps. Möglich war dieser Weg nur wegen einer Architekturentscheidung aus der Power-Apps-Zeit, denn die Daten lagen in SharePoint und nicht in Dataverse. Über Microsoft Graph ist SharePoint eine normale REST-Datenquelle, und damit wurde aus der Ablösung ein Austausch von Oberfläche und Logik statt eines Datenprojekts. Warum die drei Microsoft-eigenen Alternativen ausgeschieden sind, steht im Werkstattbericht zur Migration.

Ergebnis

Seit Juli 2026 als getestete Web-App im Betrieb, ohne migrierten Datensatz

Zwei Canvas Apps und 23 Power-Automate-Flows sind heute durch 22 API-Endpunkte und 16 Screens ersetzt. Von der Systemanalyse bis zum vollständigen Cutover vergingen drei Wochen, und der Go-Live bestand aus einer einzigen Gruppenzuweisung, die sich in Sekunden zurücknehmen lässt. Statt manuellem Durchklicken sichern über 1.000 automatisierte Tests jede Änderung ab, 43 davon gegen die deployte Umgebung im echten Tenant inklusive MFA-Anmeldung. Auch die Sicherheit hat die Ebene gewechselt: Der Browser spricht nicht mehr direkt mit SharePoint, die API ist das einzige Tor und ordnet jeden Aufrufer serverseitig seinem Unternehmen zu. Die laufenden Kosten liegen bei 0 € im Monat, weil Static Web Apps und Azure Functions in diesem Nutzungsprofil im kostenlosen Kontingent bleiben und die Mitglieder weiterhin als Gastkonten arbeiten.