Digitale Transformation: Prozessautomatisierung

Digitale Transformation für den Unternehmensverein

Projektübersicht

Dieses Projekt ist eine umfassende Automatisierungslösung auf Basis der Microsoft Power Platform, die zur Modernisierung der Kernprozesse eines Unternehmensvereins entwickelt wurde. Vor der Einführung basierte die Verwaltung eines komplexen, mehrstufigen Zertifizierungssystems auf manueller Dateneingabe und inkonsistenten Prozessen. Die von mir entwickelte Lösung transformierte diese Arbeitsweise und schuf einen zentralen, digitalen Hub für alle Abläufe.

In enger Partnerschaft mit Vertical Meters wurde aus einem ersten MVP ein geschäftskritisches System entwickelt. Das Projekt ist ein Paradebeispiel dafür, wie gezielte Digitalisierung administrative Engpässe beseitigt und eine zentrale Datenquelle (Single Source of Truth) für alle Mitglieder-, Produkt- und Zertifizierungsdaten schafft.

• Projekttyp: Geschäftsprozessautomatisierung (Microsoft Power Platform)
• Meine Rolle: Lead Power Platform-Entwickler (Architektur & Umsetzung)
• Status: Erfolgreich implementiert & in aktiver Weiterentwicklung

Meine Rolle & der Entwicklungsprozess

Als technischer Lead des Projekts war es meine Aufgabe, die Vision in eine robuste, skalierbare und wartbare Lösung zu überführen. Während Vertical Meters die anfänglichen Stakeholder-Workshops und das Setup verantwortete, leitete ich die technische Umsetzung – von der Architektur bis zur finalen Implementierung.

Wir verfolgten einen iterativen Entwicklungsansatz, beginnend mit einem Minimum Viable Product (MVP). Durch die frühzeitige Bereitstellung von Kernfunktionen konnten wir direktes Feedback von der Geschäftsstelle einholen. Dieser Prozess ermöglichte es uns nicht nur, die Anwendung kontinuierlich zu verbessern, sondern half dem Verein auch, seine eigenen internen Arbeitsabläufe zu schärfen – eine wertvolle Synergie aus technologischer und prozessualer Optimierung.

Hauptmerkmale

Die Lösung automatisiert zentrale Aufgaben und löst die Kernherausforderungen des Vereins durch ein integriertes System:

• Geführte Produktzertifizierung: Eine mehrstufige Power App leitet Mitglieder durch den Zertifizierungsprozess. Nach der Genehmigung eines „Basisprodukts" können weitere Produkte einfach unter dieser Zertifizierung registriert werden, was eine klare Produkthierarchie sicherstellt.
• Automatisierte Zertifikatserstellung: Ein Power Automate-Flow verarbeitet genehmigte Anträge, befüllt automatisch Zertifikatsvorlagen mit den korrekten Daten aus SharePoint und versendet die fertigen Dokumente per Outlook direkt an die Mitglieder.
• Zentrales Datenmanagement: Alle Mitglieder-, Produkt- und Zertifizierungsdaten werden in strukturierten SharePoint-Listen gespeichert. Dies schafft eine zuverlässige und jederzeit zugängliche „Single Source of Truth".
• Effiziente Admin-Oberfläche: Eine dedizierte Admin-App gibt der Geschäftsstelle die volle Kontrolle über alle Anträge, Mitgliederdaten und Workflows und ermöglicht eine lückenlose Übersicht über den gesamten Zertifizierungszyklus.

Eine besondere technische Herausforderung: Skalierbarkeit auf einer Low-Code-Plattform

Die Herausforderung: Mit dem Erfolg des Projekts wuchs auch die Komplexität der Anforderungen. Die Verarbeitung hierarchischer Daten – also eine übergeordnete „Basisprodukt"-Zertifizierung mit vielen zugehörigen untergeordneten Produkten – stieß an die natürlichen Grenzen der Power Apps-Komponenten. Die Aufgabe war, die Architektur so weiterzuentwickeln, dass sie diese Komplexität ohne Performanceverluste oder fehleranfällige Workarounds bewältigen kann.

Meine Lösung: Anstatt die Limitierungen der Plattform umgehen zu wollen, nutzte ich ihre Stärken strategisch. Ich restrukturierte die Kernlogik durch drei gezielte Maßnahmen:

1. Optimierung der Datenabfragen: Ich überarbeitete alle Datenverbindungen, um die korrekte Delegation an SharePoint sicherzustellen, was eine effiziente Verarbeitung großer Datenmengen ermöglichte.
2. Entkopplung der Logik: Komplexe Prozesslogik wurde aus der App in hochzuverlässige, separate Power Automate-Flows ausgelagert. Dies hielt das Frontend der App schlank und reaktionsschnell.
3. Strategische Komponentennutzung: Ich stellte sicher, dass alle UI-Komponenten bestimmungsgemäß verwendet wurden, um die von der Plattform vorgesehene Performance voll auszuschöpfen.

Das Ergebnis: Dieser Ansatz verhinderte Performance-Engpässe und schuf eine robuste, skalierbare und wartbare Lösung. Das System läuft auch bei wachsendem Datenvolumen reibungslos und hat dem Verein das Vertrauen gegeben, weitere Digitalisierungsprojekte zu planen.

Technischer Einblick

Die Lösung wurde vollständig im Microsoft 365-Ökosystem realisiert, was eine nahtlose Integration und hohe Sicherheit gewährleistet.

• Plattform: Microsoft Power Platform
• Kernkomponenten: Power Apps (Canvas Apps), Power Automate
• Daten-Backend: SharePoint Online
• Integrationen: Microsoft Outlook, Microsoft 365 Users

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