Digitale Transformation: Prozessautomatisierung
Microsoft Power Platform-Lösung für den SMI e.V., die das Zertifizierungsmanagement automatisiert und Mitglieder-, Produkt- und Zertifizierungsdaten in SharePoint zentralisiert.
Das Problem
Der SMI e.V. (Standard Motor Interface) ist ein Industrieverein, der eine einheitliche bidirektionale Schnittstelle für elektrische Antriebe in Sonnenschutzsystemen standardisiert. Die Produktzertifizierung der Mitgliedsunternehmen lief weitgehend manuell, Mitglieder-, Produkt- und Zertifizierungsdaten lagen verteilt vor, eine verlässliche zentrale Datenbasis fehlte.
Mit wachsender Mitgliederzahl stieß der Prozess an seine Grenzen. Rückfragen und Medienbrüche bremsten die Geschäftsstelle, die Fehlerquote bei Zertifizierungsanträgen war hoch.
Manuelle Dateneingabe, verteilte Daten, hohe Fehlerquote bei Zertifizierungsanträgen.
Mein Vorgehen
Gemeinsam mit der Agentur Vertical Meters, die die Stakeholder-Workshops und das Microsoft-365-Setup verantwortete, übernahm ich die technische Umsetzung auf der Power Platform. Wir starteten mit einem MVP, brachten Kernfunktionen früh in den Einsatz und schärften die App iterativ am Feedback der Geschäftsstelle.
Mit wachsendem Datenvolumen, vor allem durch die Hierarchie aus Basisprodukten und zugehörigen Folgeprodukten, wurde Skalierbarkeit zum Kernthema. Drei Maßnahmen trugen die Lösung: Datenabfragen so umzubauen, dass sie an SharePoint delegiert werden statt clientseitig zu laufen; komplexe Prozesslogik aus der Canvas-App in dedizierte Power-Automate-Flows auszulagern; und UI-Komponenten in den Mustern einzusetzen, für die sie in Power Apps performant ausgelegt sind.
Die Architekturentscheidungen tragen auch bei wachsendem Datenvolumen: keine clientseitigen Performance-Engpässe, Prozesslogik klar von der App getrennt und damit wartbar. Die Geschäftsstelle bearbeitet Anträge über eine eigene Admin-Oberfläche; freigegebene Zertifikate werden automatisch aus SharePoint-Daten generiert und per Outlook an die Mitglieder ausgeliefert. Vertical Meters beziffert die Einsparung im Verein und bei den Mitgliedsunternehmen auf rund 100 Personenstunden pro Jahr, die Fehlerquote bei Zertifizierungen ist um etwa zwei Drittel gesunken.
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