Was kostet eine App? Eine ehrliche Antwort für den Mittelstand

TL;DR

• Realistische App-Projekte im Mittelstand liegen zwischen 15.000 € und 250.000 €. Die Spanne ist erklärbar, nicht willkürlich.
• Den Preis treibt nicht die Anzahl der Funktionen, sondern ihr Zusammenspiel: Integrationen, Datenflüsse und Echtzeit-Anforderungen.
• Die Plattformwahl entscheidet mit. Eine plattformübergreifende Umsetzung (Flutter, React Native) spart gegenüber doppelter nativer Entwicklung oft 30–50 %.
• Qualitätssicherung, Dokumentation und DSGVO sind keine Sparposten. Sie machen typischerweise 25–35 % aus und entscheiden über die Wartbarkeit.
• Für eine erste, ehrliche Einschätzung in zwei Minuten gibt es den App-Kosten-Rechner, entwickelt gemeinsam mit Vertical Meters.

„Was kostet eine App?“ ist die häufigste Frage, die mir Geschäftsführer im Erstgespräch stellen. Die ehrlichste Antwort lautet zunächst: Das kommt darauf an. Das klingt nach einer Ausrede, ist aber das Gegenteil. Wer Ihnen ohne Rückfragen einen Festpreis nennt, rät entweder oder hat etwas weggelassen.

Stellen Sie sich vor, Sie holen drei Angebote für „dieselbe“ App ein und bekommen 28.000 €, 86.000 € und 240.000 € zurück. Das ist kein Zeichen für einen unseriösen Markt, sondern dafür, dass die drei Anbieter drei völlig verschiedene Apps verstanden haben. Dieser Artikel erklärt, wo die Unterschiede herkommen, damit Sie ein Angebot lesen können wie ein Lastenheft.

Die realistische Bandbreite

Grob lassen sich App-Projekte im Mittelstand in drei Bereiche einordnen. Unter 15.000 € wird fast immer an den unsichtbaren Posten gespart: an strukturierter Qualitätssicherung, an Dokumentation, an einer sauberen DSGVO-Umsetzung. Das Ergebnis funktioniert in der Vorführung und wird teuer, sobald es in den echten Betrieb geht. Zwischen 15.000 € und 90.000 € liegt der realistische Bereich für die meisten Mittelstandsprojekte: interne Anwendungen, Service-Apps, schlanke Endkunden-Apps mit klarem Funktionsumfang. Über 100.000 € geht es erst bei komplexer Systemintegration (ERP, CRM, Hardware-Anbindung), in regulierten Branchen oder bei hohen Echtzeit- und Skalierungsanforderungen.

Eine Zahl allein sagt also wenig. Entscheidend ist, was in der Zahl steckt.

Was den Preis wirklich treibt

Funktionsumfang und Datenkomplexität

Der häufigste Denkfehler lautet „mehr Funktionen, mehr Geld“. In Wahrheit treibt nicht die Anzahl der Funktionen die Kosten, sondern ihre Wechselwirkungen und die Komplexität der Daten dahinter. Ein paar typische Hebel:

• Benutzerverwaltung mit Rollen: 3.000 – 8.000 €
• Offline-Fähigkeit: 4.000 – 12.000 €
• Echtzeit-Synchronisation zwischen Geräten: 8.000 – 25.000 €

Eine App mit zwanzig statischen Info-Ansichten ist günstiger als eine App mit drei Ansichten, die Daten live zwischen mehreren Nutzern abgleicht. Die Frage ist nie, wie viele Schaltflächen es gibt, sondern wie viel Logik dahintersteckt.

Die Plattformwahl

Native Doppelentwicklung, iOS und Android getrennt, bedeutet im Kern zwei Codebasen und damit annähernd doppelte Kosten. Eine plattformübergreifende Umsetzung mit Flutter oder React Native liefert bei vergleichbarer Funktionalität dieselbe App aus einer Codebasis und spart häufig 30–50 %. Für rund 80 % der Mittelstandsfälle ist das die wirtschaftlich richtige Wahl. Nativ lohnt sich dort, wo spezialisierte Hardware- oder Plattform-Funktionen den Ausschlag geben, nicht weil es sich besser anhört.

Qualitätssicherung, Dokumentation und DSGVO

Das ist der Posten, den günstige Angebote am liebsten streichen, weil ihn der Kunde im Angebot nicht sieht, im Betrieb dafür umso deutlicher. Realistisch machen diese Bereiche zusammen 25–35 % der Kosten aus: strukturierte Qualitätssicherung 15–25 %, technische und Nutzer-Dokumentation 5–10 %, DSGVO-Konformität und regulatorische Anforderungen 3–8 %.

Eine App ohne Tests ist nicht „fertiger“, sie ist nur ungeprüft. Eine App ohne Dokumentation ist nicht günstiger, sie ist nur schwerer zu warten, spätestens beim ersten Entwicklerwechsel. Wer aus Qualitätssicherung und Wartbarkeit eine ehrliche Position bezieht, kalkuliert diese Posten ein, statt sie zu verschweigen.

Drei reale Größenordnungen

Damit die Zahlen greifbar werden, drei typische Projektzuschnitte und ihre grobe Aufteilung:

• Tablet-App fürs Bauwesen (intern): rund 20.000 €, davon 15.000 € Entwicklung und 5.000 € Konzept und Design.
• Desktop-App zur Angebotskonfiguration: rund 36.000 €, davon 29.000 € Entwicklung und 7.200 € Qualitätssicherung und Dokumentation.
• Endkunden-App mit Monetarisierung: rund 46.000 €, davon 7.000 € Konzept, 25.000 € Entwicklung, 5.000 € Monetarisierung sowie 9.250 € Qualitätssicherung und regulatorische Anforderungen.

In jedem dieser Projekte taucht der Posten für Qualitätssicherung, Dokumentation und regulatorische Anforderungen auf. Genau das unterscheidet ein belastbares Angebot von einem schönen Preis. Die Zuschnitte und die Zahlen in diesem Artikel stammen aus der gemeinsamen Kalkulationsgrundlage mit Vertical Meters; die ausführliche Aufschlüsselung steht im dortigen Kostenartikel.

Woran Sie ein schwaches Angebot erkennen

Vier Muster fallen immer wieder auf. Ein Festpreis ohne Lastenheft ist das erste: Wer ohne klare Anforderungen einen fixen Preis nennt, kalkuliert ein Risiko ein, das später bei Ihnen oder bei der Qualität landet. Das zweite sind fehlende Wartungskosten. Eine laufende App braucht Pflege, realistisch sind 15–20 % der Entwicklungskosten pro Jahr; steht dazu nichts im Angebot, fehlt die Position nicht, sie kommt nur später. Das dritte ist native Doppelentwicklung ohne technische Begründung: Gibt es keinen Grund für zwei Codebasen, zahlen Sie doppelt für dasselbe Ergebnis. Und das vierte ist der Großagentur-Overhead für ein kleines Vorhaben, denn für eine fokussierte App brauchen Sie keine fünfstellige Struktur für die Kundenbetreuung.

Warum der Rechner in Bandbreiten denkt

Damit Sie nicht erst ein Erstgespräch brauchen, um eine Hausnummer zu bekommen, habe ich gemeinsam mit Vertical Meters einen App-Kosten-Rechner entwickelt. Er funktioniert wie ein Konfigurator: In etwa zwei Minuten arbeiten Sie sich durch Plattform, Funktionsumfang, Schnittstellen, Datenhaltung, Sicherheit und regulatorische Anforderungen und sehen am Ende eine realistische Kostenspanne.

Die zentrale Entscheidung dahinter war, in Bandbreiten zu rechnen statt in Festpreisen. Pflichtbestandteile wie DSGVO, sichere Schnittstellen und Berechtigungsmanagement sind transparent als „inklusive“ markiert, damit sichtbar wird, was zu einer professionellen App ohnehin gehört.

Diese Entscheidung hat einen Preis, und der gehört zur Ehrlichkeit dazu. Der Rechner gibt Ihnen nicht die eine glatte Zahl, die ein Erstgespräch so angenehm beendet. Eine Spanne von, sagen wir, 40.000 € bis 70.000 € fühlt sich weniger verbindlich an als eine runde Summe, und genau das ist gewollt. Eine Scheinpräzision auf den Euro genau wäre bequemer zu kommunizieren, aber sie würde ein Versprechen geben, das vor dem Lastenheft niemand halten kann. Das Ergebnis ist deshalb kein Angebot, sondern eine ehrliche Diskussionsgrundlage für das Gespräch danach.

Drei Hebel, mit denen Sie jedes Angebot einordnen

App-Kosten sind kein Mysterium. Sie folgen nachvollziehbaren Treibern: dem Zusammenspiel der Funktionen, der Plattformwahl und der Frage, ob Qualität eingeplant oder weggespart wird. Wer diese drei Hebel versteht, kann jedes Angebot einordnen und erkennt die zu günstigen wie die zu teuren auf den ersten Blick. Die ehrliche Antwort braucht eben zwei Minuten länger.

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